Memilih sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis merupakan keputusan strategis yang sangat penting. Karena tentu saja langkah ini menjadi tombak penilaian berhasil atau tidaknya sebuah ERP diterapkan dalam bisnis Tersebut. Perlu banyak hal yang harus kita ketahui sebelum memutuskan akan menggunakan ERP itu seperti apa. Riset dan analisis yang kuat akan semakin membantu pembangunan sistem berjalan sesuai denga rancana. Dalam artikel bahasan kali ini kami akan mencoba mengipas tuntas panduan atau tips dalam memilih ERP yang tepat bagi bisnis. Berikut adalah beberapa tips dan panduan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih benar-benar mendukung bisnis Anda:

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

• Analisis Kebutuhan: Pahami proses bisnis inti yang perlu diotomatisasi atau disempurnakan dengan ERP, seperti manajemen inventori, akuntansi, penjualan, dan pengadaan.
• Skalabilitas: Pastikan ERP dapat tumbuh seiring dengan perkembangan bisnis Anda, baik dalam hal jumlah pengguna, volume transaksi, maupun penambahan modul baru.

2. Libatkan Tim Internal

• Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Libatkan berbagai departemen dalam proses pemilihan. Mereka akan memberikan perspektif mengenai fitur-fitur yang diperlukan.
• Pelatihan & Pengadopsian: Pastikan sistem ERP yang dipilih mudah digunakan oleh seluruh karyawan dengan memberikan pelatihan dan panduan yang tepat.

3. Pilih Vendor dengan Reputasi Baik

• Penelitian Vendor: Lakukan riset terhadap vendor ERP, periksa portofolio mereka, testimonial klien, dan ulasan dari pengguna lain.
• Dukungan Teknis: Pastikan vendor menawarkan dukungan teknis yang kuat dan berkelanjutan, serta memiliki pengalaman dalam industri yang serupa dengan bisnis Anda.

4. Sesuaikan dengan Anggaran

• Total Cost of Ownership (TCO): Selain biaya lisensi, pertimbangkan biaya implementasi, pelatihan, dukungan, dan pemeliharaan. Pastikan ERP yang dipilih sesuai dengan anggaran Anda.
• Sistem Berbasis Cloud atau On-Premise: Pilih model implementasi yang sesuai dengan kebutuhan finansial dan operasional bisnis, apakah berbasis cloud (lebih fleksibel dan skalabel) atau on-premise (kontrol penuh, tetapi membutuhkan investasi awal yang besar).

5. Pastikan Kesesuaian Fitur

• Modul dan Fungsi yang Diperlukan: Sesuaikan fitur ERP dengan proses bisnis yang ingin Anda perbaiki. Misalnya, apakah ERP tersebut menyediakan modul khusus untuk manufaktur, distribusi, atau ritel?
• Kustomisasi: Pilih sistem yang cukup fleksibel untuk disesuaikan dengan alur kerja unik perusahaan Anda tanpa memerlukan banyak perubahan besar.

6. Periksa Integrasi dengan Sistem Lain

• Kompatibilitas: Pastikan ERP dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang telah ada di perusahaan, seperti CRM, sistem HR, atau perangkat lunak akuntansi. Ini penting untuk menghindari silo data dan memastikan aliran informasi yang lancar.
• API dan Konektivitas: Cek apakah sistem mendukung integrasi berbasis API atau konektivitas lain yang memudahkan integrasi antar-platform.

7. Pertimbangkan Faktor Keamanan

Keamanan Data: Pastikan ERP memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses pengguna, dan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data.
Backup dan Disaster Recovery: Pilih ERP yang menawarkan solusi backup otomatis dan rencana pemulihan bencana untuk melindungi data bisnis yang sensitif.

8. Uji Coba dan Demo

• Demo Langsung: Mintalah demo dari vendor untuk memahami bagaimana sistem bekerja dalam lingkungan nyata dan apakah fiturnya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
• Uji Coba Gratis: Jika memungkinkan, manfaatkan periode uji coba gratis untuk menguji sistem dengan data bisnis nyata Anda sebelum berkomitmen penuh.

9. Evaluasi ROI (Return on Investment)

• Analisis Biaya-Manfaat: Lakukan evaluasi ROI dengan mempertimbangkan bagaimana ERP akan menghemat waktu, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efisiensi.
• Tingkat Kepuasan: Tanyakan kepada perusahaan lain yang telah menggunakan sistem ERP yang sama mengenai pengalaman mereka, baik dari sisi penghematan maupun peningkatan produktivitas.

10. Pilih Partner Implementasi yang Tepat

• Konsultan yang Berpengalaman: Pertimbangkan untuk bekerja sama dengan konsultan atau partner implementasi yang berpengalaman dalam proyek ERP untuk memaksimalkan keberhasilan implementasi.
• Timeline Implementasi: Diskusikan dengan partner mengenai waktu yang diperlukan untuk implementasi dan pastikan timeline tersebut realistis serta sesuai dengan tujuan bisnis Anda.

Nah, demikian lah beberapa panduan praktis tentang bagaimana kita memilih ERP. Sebelum memutuskan akan membangun ERP ada baiknya  banyak berkonsultasi terlebih dahulu dengan alhinya. Kami Alphasoft siap membantu anda membangun ERP bisnis yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang sedang anda bangun. Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih dan mengimplementasikan sistem ERP yang tepat untuk bisnis Anda.