Penjelasan Modul Purchase Order 1. Pembuatan Request For Quotation 2. Purchase Order

Penjelasan Modul Purchase Order

1. Pembuatan Request For Quotation

Dokumen Request For Quotation merupakan dokumen permintaan penawaran kepada Vendor, dimana di dalamnya terdapat detail quantity dan harga produk yang akan dibeli.  Dokumen RFQ dapat di print atau dikirimkan via email  ke vendor. Ketika mendapatkan feedback dari vendor, purchase user dapat merubah quantity dan harga sesuai dengan informasi yang di dapat dari vendor kemudian melakukan konfirmasi untuk menjadi Purchase Order.
Klik tombol CREATE untuk membuat RFQ, pilih nama Vendor dan isi Vendor Reference. Ceklist "Ask Confirmation" sehingga otomatis akan mengirimkan email konfirmasi ke vendor mengenai tanggal pesananan diterima. pilih gudang penerimaan barang sehingga supplier mendapatkan informasi kemana barang harus dikirimkan.
Pada tab Products klik Add a product dan cari produk yang dibeli berdasarkan kode atau nama produk, pilih produk kolom description, quantity, UoM, Unit Price dan Subtotal akan otomatis terupdate, edit quantity dan Unit Price sesuai dengan dokumen.

 

Ketika mendapatkan feedback dari supplier, klik EDIT untuk menghapus, merubah quantity atau harga barang.
  • menghapus produk jika barang yang dibeli tidak tersedia di vendor
  • mengedit quantity jika quantity yang di order tidak tersedia misal stok di vendor terbatas
  • mengedit harga jika terdapat kenaikan atau penurunan harga dari vendor


2. Purchase Order

Klik SAVE untuk menyimpan data, kemudian klik CONFIRM ORDER untuk merubah RFQ menjadi PO, pada perubahan menjadi PO otomatis akan terbentu dokumen penerimaan do modul Inventory