Memilih ERP sering kali terlihat sederhana. Cari vendor, lihat demonya, bandingkan fitur, cek harga, lalu pilih yang paling cocok. Tapi kenyataannya, memilih ERP tidak sesederhana itu.
Banyak perusahaan justru baru menyadari kesalahannya setelah sistem mulai digunakan. Ada fitur yang ternyata tidak dibutuhkan, proses bisnis yang tidak cocok dengan sistem, karyawan yang kesulitan beradaptasi, sampai biaya implementasi yang akhirnya jauh lebih besar dari perkiraan awal.
Yang menarik, kesalahan tersebut sebenarnya cukup sering terjadi. Bukan karena perusahaan tidak serius dalam memilih ERP, tetapi karena perhatian mereka sering kali terlalu fokus pada software-nya, bukan pada kebutuhan bisnis di balik software tersebut.
Lalu, apa saja kesalahan yang paling sering terjadi?
1. Memilih ERP Karena Fiturnya Terlihat Lengkap
Saat melihat demo ERP, kita memang mudah terpukau. Ada CRM, Sales, Accounting, Inventory, Purchasing, HR, Manufacturing, Project Management, Dashboard, dan berbagai fitur lainnya.
Semakin banyak fitur, semakin terlihat canggih.
Tetapi pertanyaannya adalah:
Apakah perusahaan benar-benar membutuhkan semuanya?
ERP dengan banyak fitur belum tentu menjadi pilihan yang tepat jika fitur tersebut tidak menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi perusahaan.
Justru yang lebih penting adalah melihat bagaimana ERP tersebut dapat membantu proses bisnis sehari-hari.
Misalnya, apakah proses quotation sampai invoice bisa berjalan lebih terintegrasi? Apakah stok bisa dipantau secara real-time? Apakah management bisa mendapatkan laporan tanpa harus meminta data dari beberapa departemen?
Jadi, jangan hanya melihat apa yang bisa dilakukan oleh ERP.
Lihat juga apa yang benar-benar dibutuhkan oleh bisnis Anda.
2. Terlalu Fokus Membandingkan Harga
Harga tentu menjadi pertimbangan penting. Namun, ERP sebaiknya tidak dipilih hanya berdasarkan siapa yang menawarkan harga paling murah. Karena biaya ERP bukan hanya harga lisensi atau subscription.
Ada proses implementasi, konfigurasi, migrasi data, training, customization jika diperlukan, support, hingga kemungkinan pengembangan sistem di kemudian hari.
ERP yang terlihat murah di awal bisa saja membutuhkan banyak tambahan biaya ketika kebutuhan bisnis mulai berkembang.
Sebaliknya, solusi yang terlihat lebih besar investasinya bisa memberikan value yang lebih baik apabila mampu menghemat waktu, mengurangi pekerjaan manual, dan membuat proses antar departemen lebih terintegrasi.
Karena itu, daripada hanya bertanya:
“ERP mana yang paling murah?”
Lebih baik tanyakan:
“ERP mana yang memberikan value paling sesuai dengan kebutuhan bisnis kami?”
3. Membeli ERP Sebelum Memahami Proses Bisnis Sendiri
Ini mungkin salah satu kesalahan yang paling sering terjadi.
Perusahaan ingin menggunakan ERP karena ingin bekerja lebih efisien. Tetapi ketika ditanya bagaimana proses bisnis mereka berjalan dari awal sampai akhir, ternyata setiap departemen memiliki cara kerja yang berbeda.
Sales memiliki cara sendiri.
Warehouse memiliki spreadsheet sendiri.
Finance memiliki sistem sendiri.
Management mendapatkan laporan melalui berbagai file Excel.
Akhirnya ERP justru dipaksa mengikuti proses yang belum benar-benar dipahami.
Padahal sebelum memilih ERP, perusahaan sebaiknya melakukan pemetaan sederhana:
- Bagaimana proses bisnis berjalan saat ini?
- Di mana pekerjaan masih manual?
- Di mana sering terjadi kesalahan?
- Di mana terjadi duplikasi input?
- Data apa yang sulit diperoleh?
- Bagian mana yang membutuhkan approval?
- Dan informasi apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh management?
Dari sini, perusahaan akan lebih mudah menentukan ERP seperti apa yang memang dibutuhkan. Karena ERP seharusnya bukan sekadar menggantikan Excel. ERP seharusnya membantu perusahaan memperbaiki cara kerjanya.
4. Menganggap Implementasi ERP Hanya Urusan IT
ERP memang merupakan sistem teknologi. Tetapi implementasinya bukan hanya pekerjaan tim IT. Sales, finance, warehouse, purchasing, HR, hingga management akan memiliki peran dalam penggunaan ERP. Masing-masing memiliki kebutuhan yang berbeda. Finance mungkin membutuhkan proses accounting yang terstruktur. Warehouse membutuhkan inventory yang akurat.
Sales membutuhkan CRM dan sales pipeline. Management membutuhkan dashboard dan laporan yang mudah dipahami. Karena itu, proses memilih dan mengimplementasikan ERP idealnya melibatkan orang-orang yang memahami proses bisnis perusahaan.
Dengan begitu, sistem yang dibangun bukan hanya “berfungsi secara teknis”, tetapi juga benar-benar bisa digunakan oleh orang yang menjalankannya setiap hari.
5. Menganggap Setelah Go-Live Semua Masalah Akan Selesai
Ada satu anggapan yang cukup sering terjadi:
“Kalau ERP sudah live, berarti selesai.”
Padahal justru setelah go-live, perjalanan baru dimulai.
Karyawan mulai menggunakan sistem dalam kondisi operasional yang sebenarnya. Akan muncul pertanyaan baru, kebutuhan penyesuaian, dan mungkin beberapa proses yang ternyata perlu diperbaiki.
Di sinilah training dan pendampingan menjadi penting.
ERP yang bagus membutuhkan pengguna yang memahami bagaimana dan mengapa sistem tersebut digunakan.
Karena pada akhirnya, sistem secanggih apa pun tidak akan memberikan manfaat maksimal jika tidak digunakan dengan benar.
6. Mengikuti ERP yang Sedang Populer
“Perusahaan lain pakai ERP ini.”
“ERP ini sedang banyak digunakan.”
“Katanya ERP ini bagus.”
Informasi seperti itu boleh menjadi referensi. Tetapi bukan berarti ERP tersebut otomatis cocok untuk semua perusahaan. Setiap bisnis memiliki karakteristik yang berbeda. Perusahaan distribusi memiliki kebutuhan yang berbeda dengan perusahaan manufaktur. Bisnis retail memiliki alur kerja yang berbeda dengan perusahaan jasa.
Bahkan dua perusahaan dalam industri yang sama pun bisa memiliki proses bisnis yang sangat berbeda. Jadi, jangan hanya mencari ERP yang populer. Cari ERP yang bisa mengikuti kebutuhan dan arah perkembangan bisnis Anda.
7. Lupa Memikirkan Kebutuhan di Masa Depan
Saat memilih ERP, perusahaan biasanya melihat kondisi saat ini.
- Jumlah user saat ini.
- Jumlah transaksi saat ini.
- Jumlah cabang saat ini.
- Padahal bisnis terus berkembang.
- Bagaimana jika dua tahun lagi jumlah user bertambah?
- Bagaimana jika perusahaan membuka cabang baru?
- Bagaimana jika transaksi meningkat?
- Bagaimana jika perusahaan membutuhkan integrasi dengan aplikasi lain?
- ERP yang dipilih sebaiknya memiliki ruang untuk berkembang bersama bisnis.
Karena mengganti sistem ERP bukanlah pekerjaan kecil. Semakin besar perusahaan, semakin kompleks pula proses migrasinya.
Jadi, Bagaimana Seharusnya Memilih ERP?
Tidak ada satu ERP yang otomatis menjadi pilihan terbaik untuk semua perusahaan. Yang ada adalah ERP yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis tertentu. Karena itu, proses memilih ERP sebaiknya dimulai bukan dari pertanyaan:
“ERP apa yang bagus?”
Tetapi dari:
“Masalah apa yang ingin kita selesaikan?”
Kemudian lanjutkan dengan memahami proses bisnis, kebutuhan setiap departemen, jumlah pengguna, kebutuhan integrasi, rencana pertumbuhan bisnis, hingga kemampuan perusahaan dalam melakukan perubahan.
Setelah itu barulah teknologi menjadi bagian dari pembicaraan. Dengan pendekatan seperti ini, perusahaan tidak sekadar membeli software. Perusahaan sedang membangun sistem kerja yang lebih terintegrasi.
ERP Bukan Sekadar Software
Pada akhirnya, keberhasilan implementasi ERP tidak hanya ditentukan oleh software yang dipilih.
Ada banyak faktor yang ikut berperan: pemahaman proses bisnis, konfigurasi sistem, kesiapan pengguna, strategi implementasi, kualitas data, training, dan pendampingan setelah sistem berjalan.
Itulah mengapa memilih partner implementasi juga sama pentingnya dengan memilih ERP itu sendiri.
Di Alphasoft, kami membantu perusahaan memahami kebutuhan bisnisnya terlebih dahulu sebelum menerjemahkannya ke dalam solusi ERP.
Dengan Odoo ERP, berbagai proses seperti Sales, CRM, Purchasing, Inventory, Accounting, HR, Project, POS, hingga Manufacturing dapat diintegrasikan dalam satu sistem.
Pendekatannya pun tidak harus selalu dimulai dari perubahan besar.
Kami percaya implementasi ERP yang baik adalah implementasi yang mampu mengikuti kondisi dan kebutuhan perusahaan secara bertahap, sehingga sistem dapat benar-benar digunakan dan memberikan manfaat dalam operasional sehari-hari.
Karena tujuan akhirnya bukan sekadar:
“Perusahaan kita sudah punya ERP.”
Tetapi:
“Perusahaan kita sekarang bekerja dengan lebih terintegrasi, lebih terstruktur, dan lebih mudah dikontrol.”
Sudah siap mengevaluasi ERP untuk bisnis Anda?
Tidak perlu langsung memutuskan software mana yang harus dipilih. Mulailah dengan memahami kebutuhan dan proses bisnis perusahaan Anda.
Diskusikan kebutuhan ERP bisnis Anda bersama Alphasoft. Kami siap membantu memetakan kebutuhan, memberikan rekomendasi solusi, dan menjelaskan bagaimana Odoo dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan Anda.
Hubungi Alphasoft dan mulai langkah pertama menuju proses bisnis yang lebih terintegrasi.
Hampir Semua Perusahaan Melakukan Kesalahan Ini Saat Memilih ERP