Operasional Lambat Karena Approval Berlapis? Gunakan Workflow Automation

Dalam banyak perusahaan, approval sering dianggap sebagai bentuk kontrol. Semakin banyak tanda tangan, semakin aman prosesnya. Namun tanpa disadari, approval yang terlalu berlapis justru menjadi salah satu penyebab utama operasional berjalan lambat.

Purchase harus menunggu persetujuan manager.

Manager harus menunggu direktur.

Direktur sedang di luar kota.

Akhirnya proses tertahan.

Jika ini sering terjadi, masalahnya bukan pada orangnya — tetapi pada sistemnya.

Ketika Approval Menjadi Bottleneck

Approval yang tidak terstruktur bisa menimbulkan berbagai dampak:

• Proses pembelian terlambat
• Pengiriman ke customer tertunda
• Proyek molor dari timeline
• Tim frustrasi karena harus menunggu

Semakin besar perusahaan, semakin kompleks alurnya. Jika approval masih dilakukan melalui chat, email manual, atau tanda tangan fisik, maka risiko keterlambatan akan semakin tinggi.

Padahal dalam bisnis modern, kecepatan adalah keunggulan kompetitif.

Masalah Utama: Tidak Ada Workflow yang Jelas

Banyak perusahaan sebenarnya sudah memiliki SOP. Namun SOP tersebut tidak diterjemahkan ke dalam sistem yang otomatis.

Akibatnya:

• Tidak jelas siapa yang harus approve terlebih dahulu.
• Tidak ada notifikasi otomatis.
• Tidak ada tracking status dokumen secara real-time.
• Dokumen bisa “terselip” tanpa disadari.

Tanpa workflow yang terstruktur, approval berubah dari alat kontrol menjadi hambatan operasional.

Solusi: Workflow Automation

Workflow automation memungkinkan setiap proses bisnis memiliki alur yang jelas dan otomatis. Sistem dapat mengatur:

• Siapa yang harus approve
• Berdasarkan nominal atau kategori tertentu
• Dengan notifikasi otomatis
• Dan status yang dapat dipantau secara real-time

Contohnya:

• Purchase di bawah 10 juta cukup disetujui manager.
• Di atas 10 juta otomatis masuk ke direktur.
• Jika tidak diapprove dalam waktu tertentu, sistem mengirim reminder otomatis.

Dengan workflow yang tepat, kontrol tetap terjaga tanpa memperlambat proses.

Dampak Positif Jika Workflow Terotomatisasi

1. Proses lebih cepat dan terukur
2. Transparansi meningkat
3. Risiko human error berkurang
4. Tracking dokumen menjadi mudah
5. Tim tidak lagi bergantung pada follow-up manual

Workflow automation bukan hanya mempercepat proses, tetapi juga menciptakan akuntabilitas yang lebih jelas.

Bisnis yang Siap Tumbuh Butuh Sistem yang Adaptif

Saat volume transaksi meningkat, approval manual akan semakin sulit dikendalikan. Jika dari awal sistem sudah dirancang dengan workflow yang fleksibel dan terintegrasi, bisnis akan lebih siap menghadapi pertumbuhan.

Karena pada akhirnya, scaling bukan hanya tentang menambah pelanggan  tetapi memastikan proses internal mampu mengikuti pertumbuhan tersebut.

🚀 Siap Mengotomatisasi Workflow Bisnis Anda?

Alphasoft membantu perusahaan merancang dan mengimplementasikan sistem workflow automation berbasis Odoo yang terintegrasi dengan modul Sales, Purchase, Accounting, dan Inventory. Kami tidak hanya memasang software, tetapi memastikan alur approval disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Saatnya beralih dari approval manual yang berlapis ke sistem yang lebih efisien dan scalable.

Bangun operasional yang lebih cepat, transparan, dan siap tumbuh bersama Alphasoft.